Lucca verso un archivio comunale unico: pratiche più veloci

Facilitare l’accesso alla documentazione attraverso una gestione informatizzata degli archivi, garantire un adeguato livello del servizio di conservazione dell’archivio e una gestione ottimizzata e agile delle attività d’archivio assunte, assicurare una corretta gestione, aggiornamento e movimentazione dei documenti presenti in archivio, migliorare i livelli di sicurezza logica, fisica e di protezione della riservatezza della documentazione archiviata, liberare spazio fisico all’interno degli immobili di proprietà comunale, effettuare periodiche e regolari procedure di incremento e scarto nel rispetto della normativa vigente.

Sono questi gli obiettivi che l’amministrazione comunale si è data con il nuovo affidamento a giugno 2020 del servizio di conservazione e gestione degli archivi comunali documentali per gli anni 2020- 2026. Dallo scorso settembre è iniziata la fase della presa in carico della documentazione partendo dai cinque archivi decentrati dell’edilizia privata. La ditta, dopo aver effettuato i necessari controlli e verifiche della documentazione, riordinandola per la redazione dell’elenco di consistenza, nel rispetto delle prescrizioni della Sovrintendenza archivistica della Regione Toscana, ha iniziato il trasferimento nella propria sede del materiale documentale.

“L’amministrazione comunale sta compiendo questo importante sforzo per la gestione più efficiente dei propri archivi – afferma l’assessore ai servizi al cittadino Gabriele Bove – si tratta di una grande quantità di documenti che il gestore sta riordinando e inventariando con sistemi informatici che ne renderanno più facile e veloce la consultazione. Il lavoro è ancora lungo ma i primi risultati sono già apprezzabili accorciando i tempi e le procedure per i cittadini e professionisti che hanno bisogno di accedere in particolare agli archivi dell’edilizia privata. Ma con il completamento del progetto il Comune avrà finalmente gli standard più alti per questo settore”.

La gestione dell’archivio deve garantire la sicurezza del sistema sia dal punto di vista della custodia, del reperimento e della tracciabilità dei documenti, sia dal punto di vista delle normative sul trattamento dei dati e sulla privacy. Il materiale documentale, opportunamente riordinato e indicizzato su supporto informatico, dovrà essere riposto in appositi contenitori, con criteri archivistici concordati con il servizio archivistico del Comune di Lucca, che rimane il titolare dei documenti trasferiti. Durante la presa in carico e trasferimento del materiale documentale la ditta affidataria sta contemporaneamente assolvendo anche al reperimento dei documenti che sono entrati nella propria disponibilità, richiesti dagli uffici comunali per le più svariate motivazioni, anche se una tra le principali è quella di assolvere alle richieste di accesso ai sensi della legge.

Una volta terminato il trasferimento degli archivi decentrati dell’ufficio edilizia ed aver provveduto alla messa in sicurezza dell’archivio di San Filippo, la ditta affidataria effettuerà la presa in carico e la catalogazione per il successivo trasferimento del materiale documentale ivi conservato, in modo tale da terminare l’attività entro l’anno.

L’obiettivo da raggiungere per il Comune di Lucca è quello di realizzare un archivio di deposito unico comunale, con la catalogazione del materiale nel rispetto del Piano di Classificazione (titolario) per l’Archivio del Comune di Lucca, che agevolerà la ricerca delle pratiche necessarie agli uffici rendendole tracciabili e rapidamente disponibili.