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Specialmente nell’ultimo periodo si sente parlare spesso della digitalizzazione delle imprese in Toscana, al Sud e quindi in intera Italia. Di cosa si parla, però, quando si cita la digitalizzazione delle imprese? E cosa s’intende questa parola, ancora abbastanza astratta per i più? Quando si parla della digitalizzazione delle imprese, indipendentemente da loro luogo, s’intende l’avanzamento tecnologico dei dispositivi e dei modi di lavorare. Con la digitalizzazione s’intendono tutti quei processi che mirano a far evolvere l’ambiente di lavoro, portandoci dentro le tecnologie del ventunesimo secolo. In misura più stretta, con la digitalizzazione delle imprese s’intende il passaggio dall’era dell’Azienda semplice verso l’era dell’Azienda Digitale. Tale passaggio è previsto a livello delle normative dell’Unione Europea. A livello italiano, invece, sono fornite delle linee guida per la digitalizzazione e si distingue l’Azienda Digitale Italiana dall’Azienda Digitale Locale. La digitalizzazione dev’essere implementata nelle strutture, nei servizi delle aziende, nei modi di lavorare e nel lavoro stesso. Ogni ente, che sia privato o pubblico, deve aderire a questa strategia definendo il proprio impegno di tipo strategico. Tale impegno varia da azienda ad azienda, ma in genere deve terminare in un range di tempo compreso tra 2 e 3 anni.
L’intero processo lavorativo dovrà svolgersi tramite computer, organizzando così quel che è a tutti gli effetti un nuovo paradigma del lavoro. Quali, però, dispositivi e apparecchiature saranno adottati? Innanzitutto, si punterà molto di più sui computer, tablet e smartphone. Agli impiegati di alcune aziende verranno forniti tutti questi dispositivi utili al lavoro. Questi potranno farne uso a casa propria, oppure portarli con sé al lavoro. Tali passi sono necessari per implementare lo smart working, e permettere agli impiegati di sentirsi maggiormente a proprio agio. Tali passi permettono agli impiegati di ritagliarsi del tempo in più e lavorare più motivati, costruendo un buon risultato aziendale a medio-lungo termine.
Tra i passaggi più importanti della digitalizzazione delle aziende spicca anche l’implementazione della tecnologia del fax online. Si tratta di una tecnologia tutt’ora poco utilizzata in Italia, che però offre ai titolari delle imprese numerosi lati positivi. Uno tra questi è il costo notevolmente diminuito rispetto ai fax classici. Sebbene la tecnologia del fax online necessita la sottoscrizione di un abbonamento per essere utilizzata, il costo totale di utilizzo è comunque inferiore rispetto alla versione del fax classico. Grazie a questa tecnologia gli impiegati potranno inviare o ricevere fax da ogni punto del mondo, semplicemente sfruttando la linea internet. Tale tecnologia dev’essere collegata a una casella di Posta Elettronica Certificata, e grazie alla sua semplicità è possibile inviare dei fax con il solo movimento del dito. A ogni documento, poi, può essere aggiunta la Firma Digitale per verificarne l’autenticità. I fax spediti in questo modo hanno valenza legale e arrivano al destinatario come un’email: in maniera del tutto immediata. Inoltre, essendo degli software da installare sugli smartphone, non occupano spazio all’interno dell’azienda.
I processi di digitalizzazione si suddividono in quelli interni e in quelli esterni, e possono essere indirizzati verso i propri stessi impiegati, verso i fornitori oppure verso i clienti. Grazie a tecnologie come la gestione massiva dei documenti, si prospetta una rapida crescita di questa tendenza nei prossimi anni.